Come valutare i collaboratori e farlo bene
Valutare i collaboratori è un azione obbligatoria che chiunque deve fare affinchè il lavoro venga svolto in maniera adeguata; molte volte questa attività non viene svolta per paura di offendere i collaboratori stessi, come se le persone non iano in grado di accettare critiche sia positive che negative.
Le valutazioni sono sempre esistite ma molti imprenditori non si ritagliano il tempo necessario per farle bene, o le fanno solo dopo un avvenimento negativo, o in maniera superficiale.
Una valutazione di performance dei collaboratori deve essere vista, in quanto lo è, come un ottimo mezzo per migliorare il proprio business.
Per far ciò non può essere svolta superficialmente, in quanto:
- una sessione di feedback regolarmente registrata dà ai collaboratori una opportunità pianificata e anticipata di esternare i loro problemi;
- fornisce anche il tempo per valutare i collaboratori faccia a faccia, le loro capacità, limitazioni e la crescita potenziale;
- questa conversazione può essere usata anche per discutere di promozioni, aumenti, ecc.;
- si possono delineare le competenze, conoscenze e capacità necessarie per un avanzamento futuro.
Di seguito sono riportati alcuni consigli su come svolgere al meglio questo processo di valutazione di performance.
La Job description | Il colloquio di lavoro
Per fare una buona valutazione dei collaboratori prima di tutto bisogna partire da una job description: quindi per crearla è necessario parlare con chi svolge quel lavoro e con chi ne rotea intorno per conoscerne le responsabilità, le conoscenze, competenze necessarie per eseguirlo bene.
Questa sarà un utile guida per dare vita ad un questionario sul job da fornire ai collaboratori una settimana prima della convocazione e potrà essere usata anche come linea guida per il colloquio.
Durante il colloquio, che sarà uno scambio di informazioni a due vie, questi consigli potranno essere utili:
Ø lo scopo dell’incontri è avere un dialogo aperto: è necessario mettere il collaboratore a proprio agio.
Ø Permettere all’interlocutore di condividere i feedback prima il manager esterni le proprie convinzioni, per diminuire lo stato difensivo che si può venire a creare in una circostanza del genere.
Ø L’obiettivo della valutazione dei collaboratori non è punire anche se sono stati commessi degli errori: per riportare fatti negativi comunque è meglio usare termini che fanno riferimento a comportamenti piuttosto che giudizi o valutazioni (per esempio è più utile e efficace dire “quello che hai fatto e inaccettabile” o “il tuo comportamento non è stato utile”).
Ø Usare delle generalizzazioni non è consigliabile: evitare di usare termini generali come “stai facendo un buon lavoro”.
Questo perchè frasi di questo genere non possono dare una idea precisa di valore, misura o valutazione del proprio lavoro. Invece dire “hai fatto un buon lavoro quando ti sei occupato di quel cliente in quel modo”.
Ø Evitare confronti tra l’interlocutore di fronte e altri già visti; evitare anche di fare confronti tra come si è comportato lui e come si comportava il manager quando ricopriva quel ruolo.
Ø Bilanciare dichiarazioni negative con quelle positive: se il collaboratore ha tenuto un comportamento sbagliato è meglio prima di criticarlo iniziare con delle note positive, per evitare uno stato difensivo che potrebbe rendere l’interlocutore assolutamente ricettivo nelle soluzioni.
Infatti, anche se verrà dato un feedback negativo, almeno il collaboratore potrà vedere che nel complesso non va male. Poi è anche far seguire anche degli utili consigli per evitare di ripetere l’errore.
Ø Accertarsi che sia passato un po’ di tempo prima di riconvocare il collaboratore per vedere come vanno le cose; per dare il tempo di interiorizzare il comportamento più funzionale per quella situazione e anche per non farlo sentire un sorvegliato speciale.
