Quanto è difficile organizzare le riunioni in azienda?
Questi incontri possono essere sia produttivi sia una perdita di tempo ed è quindi necessario per organizzare le riunioni farlo come qualunque altra attività lavorativa.
Perché siano utili devono avere: uno scopo, un ordine del giorno e un limite di tempo.
Il manager dovrebbe, per organizzare bene le riunioni, poter definire 1 o 2 frasi (lo scopo), al massimo; per esempio “questa riunione serve per pianificare la nuova campagna di marketing”. Questo perché tutti sappiano il motivo per cui sono la, cosa deve essere fatto e come sapere se ciò che verrà fatto andrà bene.
Bisogna avere un ordine del giorno; una lista di argomenti che devono essere controllati e discussi. Quindi è necessario assegnare un limite di tempo per la discussione di ogni argomento e identificare la persona responsabile di parlare e gestire la discussione.
La riunione deve quindi avere un orario di inizio e fine ben scandito.
Per organizzare bene le riunioni bisogna seguire qualche piccolo accorgimento.
Non aspettare: il meeting deve iniziare in orario. Non aspettare i ritardatari; quando qualcuno arriva in ritardo, non bisogna ricominciare per metterli al pari degli altri. Questa sarebbe un enorme perdita di tempo per tutti e una mancanza di rispetto per chi è stato puntuale.
Se però manca il promoter o l’organizzatore della riunione è consigliabile aspettare prima di iniziare; il tempo di attesa varia da compagnia a compagnia ma se si va oltre il tempo stabilito, in questo caso specifico, il meeting salta.
Tenere un verbale: oltre all’organizzatore è necessario che qualcun altro tenga il verbale. Cosa e quanto scrivere su questo dipende da ciò che viene discusso e dalle capacità di chi tiene il verbale; se vengono messi dei limiti a tale proposito all’interno dell’ordine del giorno, chi scrive il verbale si può attenersi a quelli.
Nel verbale deve essere riportato: chi partecipa al meeting, cosa si è discusso, ogni accordo raggiunto e ogni azione che è stata decisa per i vari item discussi.
Subito dopo il meeting (max 24 ore) il verbale deve essere distribuito a tutti i presenti, a coloro, che pur invitati, non c’erano e tutti quelli della compagnia che potrebbero essere interessati da ciò che è accaduto al meeeting; l’ e-mail è un ottimo mezzo per far ciò.
E’ importante sottolineare i punti chiave della riunione, come la scelta delle azioni da intraprendere per ogni item.
Essere concentrati: per ogni meeting è importante scegliere una persona che si occupi di far rimanere la discussione focalizzata sugli item dell’ordine del giorno. L’argomento che non fa parte dell’ordine del giorno può essere trattato alla fine del meeting, se il tempo lo permette o rimandato ad un altro meeting. Questo dipende anche dal fatto che si può uscire dalle righe anche rimanendo attaccati all’argomento principale, in tal caso sarà l’organizzatore a decidere sul da farsi.
Buon lavoro,