Problem Solving
Problem solving ovvero per risolvere un problema bisogna innanzi tutto rendersi conto che le cose non stanno funzionando e analizzare la situazione dalla giusta prospettiva per poi prendere le adeguate contro misure e quindi le giuste decisioni.
Un problema è caratterizzato da una parte iniziale, una finale, le mosse per risolverlo e gli ostacoli da dover affrontare.
Analisi della situazione e problem solving
La prima cosa da fare è quindi una analisi della situazione nella quale ci si trova e solitamente si una il metodo delle 5W + 1H; questo metodo si basa sul rispondere a 5 domande:
- What: cosa è successo
- Who: chi è coinvolto
- When: quando è successo
- Where: dove è successo
- Why: perché è successo
- How: come è accaduto – come andare avanti
Questa analisi viene ripresa dal giornalismo e serve a descrivere un avvenimento dandogli un senso logico e chiaro.
Punto di arrivo e problem solving
Stabilito il punto di partenza, si definisce il punto di arrivo; di solito nel farlo si usa il metodo SMART che è l’acronimo di Specific, Misurable, Achievable, Realistic, Time-based.
Ovvero l’obiettivo che volgiamo raggiungere deve essere specifico e non vago, misurabile per verificare che ci stiamo avvicinando, raggiungibile, realistico e all’interno di un lasso di tempo specifico; a questi elementi di base bisogna aggiungere che il nostro obiettivo deve essere riportato in positivo (tutto ciò che la mente pensa, la mente ottiene), flessibile (capacità mentale che ci permette di cambiare mezzi per raggiungere lo scopo o di cambiare addirittura l’obiettivo se questo perde di importanza per noi man mano che andiamo avanti), ecologico (ovvero, una volta raggiunto l’obiettivo ho ancora le giuste risorse per mantenerlo?).
A questo punto so anche dove voglio arrivare.
Come ci arrivo?
Quante strade posso percorrere per arrivarci? Quali sono le risorse di cui necessito? Quali sono gli ostacoli che posso incontrare?
In ambito aziendale i metodi di problem solving sono diversi e tutti molto buoni; tra questi troviamo il metodo dei 5 Perché. Il metodo consiste nel chiedersi ripetutamente il perché di un evento finché non si arriva a quella che viene poi considerata la causa principale.
Un altro metodo è quello a lisca di pesce o metodo Ishikawa che analizza il problema attraverso l’analisi di 4 fattori che possono averlo causato e che quindi possono essere anche parte della soluzione; questi 4 elementi sono le persone, i macchinari, le procedure, le materie prime. Quindi ci si chiede “se il problema è una conseguenza della manodopera, come possiamo usare la manodopera per risolverlo? Se il problema è dovuto alle procedure di lavoro, come possiamo migliorale? Ecc.
Poi possiamo parlare dell’Analisi Swot dove si crea un quadrato diviso al suo interno in altri 4 quadrati dove vendono riportate i punti di forza (Strengths), le debolezze (Weaknesses), le opportunità (Opportunities) e le minacce (threats) di un evento, impresa, problame. Diciamo che i punti di forza e di debolezza sono la situazione attuale mentre le opportunità e le minacce riguardano il futuro.
L’ultimo che presento brevemente è l’analisi delle cause principali; questa è una lista di una decina di domande e fasi da attuare consequenzialmente quando si è presentato un problema o si è verificato un errore.
Creatività nel problem solving
A prescindere dal metodo che si decide di adottare o di usarli tutti, l’importante è credere che funzioni e usare l’immaginazione.
Infatti, il modo migliore di affrontare un problema è vederlo nella sua completezza perché il problema è solo la metà di una situazione, l’altra metà è la soluzione.
Molti studiosi di Problemi sottolineano l’importanza di utilizzare sia un pensiero laterale che quello verticale (E. De Bono), o pensiero logico e pensiero creativo, ecc.
La creatività è una tra le poche competenze trasversali che ci salva la vita perché ci permette di concentrarsi sulle soluzioni, di pensare che una via di uscita esista sempre, di analizzare conoscenze già acquisite in maniera diversa dal solito. Naturalmente la creatività va allenata.
Comunque, ritornando al Problem Solving, una volta stabilito il dove siamo e dove vogliamo andare dobbiamo chiederci come facciamo a spostarci dal punto iniziale a quello finale; a questa domanda dobbiamo dare più risposte possibili per poi selezionare quelle che risultano più applicabili in termini di risorse umane (quante persone mi aiutano e cosa sanno fare), tempo (le strade che posso percorrere sono in linea con le tempistiche del mio obiettivo SMART), denaro (il costo della soluzione è superiore a quello del problema?).
Tra i metodi che sfruttano maggiormente la creatività abbiamo il metodo dei 6 cappelli, il brain storming, le mappe mentali, l’analisi dell’obiettivo a ritroso.
Di questi non farò una descrizione altrimenti l’articolo diventa un libro e chi è interessato può rifarsi alla bibliografia che segue.
Una volta fatto tutto questo lavoro bisogna decidere.
Una difficoltà maggiore si ha quando non siamo i soli a dover prendere la decisione ma ci dobbiamo confrontare in riunione anche con colleghi, capi, collaboratori, mariti, mogli, ecc.
Buon lavoro.
Bibliografia
- 6 cappelli per pensare di E. De Bono
- Mappe mentali di T. Buzan
- Decision Making e Proble solving di J. Adair
- Dentro la crescita dell’impresa: l’analisi swot di S. Grea
- Problem solving strategico di G. Nardone
- Analisi strategica dei costi di R. Silvi, M. Bartolini, A. Raffoni, F. Visani