Riunione di lavoro

Questo è solo uno spunto e un preludio al prossimo libo della collana “Istruzioni per riprogettare se stessi”.

Riunione di lavoro all’interno dell’azienda: ci sono diversi momenti d’incontro e scambio di idee, informazioni e chiacchiere; le riunioni sono la parte formale di questi incontri.

J.K. Galbraith, economista americano, riteneva che le riunioni fossero indispensabili quando non si aveva voglia di fare nulla e devo ammettere che in alcuni casi un bel meeting “riempi tempo” può essere utile ai fini del lavoro di squadra, del gioco e del passare il tempo insieme.

La scelta delle persone che vi dovranno partecipare, il luogo dove verranno svolte e gli argomenti che verranno trattati influenzano moltissimo il risultato. Le riunioni possono quindi trasformarsi facilmente in eventi che permettono ai partecipanti di attaccare i colleghi, di lamentarsi e di annoiarsi. Anche le persone più serie e professionali all’interno di riunioni organizzate male possono tirare fuori il peggio della loro personalità.

I partecipanti si possono dividere in due categorie: chi invita alla riunione e chi è invitato.

Entrambe le categorie hanno delle aspettative:

Chi invita alla riunione spera che:

• i partecipanti siano consapevoli dell’argomento che si tratterà;
• la riunione durerà lo stretto necessario;
• tutti si complimenteranno per la perfetta organizzazione;
• tutti i partecipanti appena finita la riunione scatteranno a lavorare con la motivazione alle stelle e le idee ben chiare.

Mentre chi è invitato auspica che:

• la riunione terminerà nei tempi previsti;
• gli argomenti verranno trattati in maniera esaustiva;
• chi uscirà con delle linee guida chiare e dettagliate;
• qualcuno verrà premiato per qualche risultato.

Di seguito riporterò i risultati di centinaia di colloqui in azienda, decine di focus group proprio su questa tematica e altrettante osservazioni dirette a riunioni in decine di aziende di diversa grandezza e di settori merceologici differenti per sottolineare non le speranze ma le aspettative.

(La speranza è come vorresti che andasse qualcosa e l’aspettativa è come pensi che andrà; la speranza influenza meno delle aspettative i nostri comportamenti).

Cosa si aspetta in negativo chi è stato invitato a partecipare a una riunione? Queste alcune delle risposte che ho ricevuto:

«Di solito è una gran perdita di tempo dove bisogna stare in silenzio per un’ora ad ascoltare i soliti»;

«Un continuo litigio tra pochi se non un modo per mettersi in mostra col capo»;

«La maggior parte delle volte che vado in riunione non c’entro nulla con l’argomento ma devo essere presente lo stesso»;

«É solo un modo per strigliare qualcuno se non tutti»;

«Perdo più tempo alle riunioni che alle poste».

 

Invece chi organizza la riunione si attende che:

«Sarà un incubo cercare di rimanere sull’argomento principale»;

«Ci saranno i soliti due o tre che staranno tutto il tempo a sbadigliare o sul cellulare»;

«Potrebbe essere più facile cavare un dente che due parole se non dai soliti»;

«Speriamo che non si parli del nulla per un’ora».

Raramente mi è capitato di trovare tutti questi difetti in un’unica azienda. Per lo più gli errori sono due o tre per ogni riunione e solitamente sono sempre gli stessi.

Dalle interviste e principalmente dalle osservazioni dirette ho individuato diverse lamentele comuni tra i due gruppi:

1. sia il tema delle riunioni che i tempi non sono ben definiti;
2. non si esce quasi mai con una lista di cose da fare;
3. non tutti i partecipanti sono direttamente coinvolti nell’argomento;
4. le decisioni sono state prese prima della riunione che è servita come parvenza di condivisione;
5. la gestione è stata valutativa e critica verso chi non era d’accordo;
6. non si sapevano gli argomenti né le motivazioni della convocazione.

Come si possono ovviare a tali problemi?

Iniziamo quindi col dire che ci sono riunioni e riunioni, quindi col fare una classifica in base a tre caratteristiche:

lo scopo: la motivazione per cui è indetta una riunione incide sulla frequenza, sul morale di chi vi partecipa, sulla scelta di chi deve parteciparvi.

i ruoli: all’interno di un meeting non tutti hanno lo stesso ruolo, lo stesso status e gli stessi compiti

la frequenza: riunioni settimanali, giornaliere, in emergenza

Ps: in azienda molti momenti di incontro non sono formali quindi si svolgono a mensa, alla macchinetta del caffè, in trasferta, ecc.

Bibliografia

Riunioni che servono davvero, D. Peberdy, J. Hammersley Milano: Franco Angeli, 2013.

Gestire le riunioni: tutti i segreti per far funzionare una riunione senza perdere tempo (e denaro) / P. Boschi, L. Sprugnoli, Firenze, Giunti Demetra, 2008.